Terug naar vacatureoverzicht

Managementassistent Bureau Vrijwilligerswerk

Reageer voor: 21 juni 2019
Soort dienstverband: Bepaalde tijd
Aantal uren: 24 uur per week
Vakgebied: Directoraat Services
Solliciteren

Wat ga je doen

Ter ondersteuning van het Hoofd Bureau Vrijwilligerswerk zoeken wij een parttime managementassistent(e). het betreft hier een tijdelijke functie voor een periode van 6 maanden. Je werkt nauw samen met de huidige managementassistent(e). Taken zullen samen opgepakt worden.

Taken:

  • Secretariële ondersteuning: agendabeheer, organiseren van bijeenkomsten, notuleren en uitwerken van de periodieke teamvergaderingen van de hoofden van de diverse afdelingen met de vrijwilligers;
  • Beoordelen en beantwoorden van nieuwe aanmeldingen. Plannen van intakegesprekken en bij aanname van nieuwe vrijwilligers zorgdragen voor de registratie;
  • Bijhouden van de roosters van alle teams; het verwerken van de ziek- en afmeldingen en de dagelijkse mutaties. Ad hoc vervanging regelen en de wijzigingen doorgeven aan de diverse afdelingen;
  • Coördinatie van de inzet van vrijwilligers bij diverse evenementen en activiteiten zoals de Patiëntenlunch, Boerenmarkt, Kerstmarkt, Oudermassage Emma Kinderziekenhuis en CinEmma;
  • Beheer van de intranetpagina’s van het Bureau Vrijwilligerswerk;
  • Het beheren van de protocollen van het Bureau vrijwilligerswerk in Kwadraet;
  • Vervangen van het hoofd Bureau Vrijwilligerswerk bij afwezigheid. Op die momenten ook coördinator van de inzet van vrijwilligers ten behoeve van familieopvang bij calamiteiten;
  • Regelen van de maandelijks betalingen van de reiskosten;
  • Bijhouden van de voorraad voor de Patiënten lounge; ad hoc invallen bij de bar indien onverhoopt geen gastvrouw/heer aanwezig is. Dagelijkse kasopmaak en controle, beheer van de kleine kas inclusief maandelijks overleg met het hoofd administratie directoraat Services;
  • Indien mogelijk fungeren als BHV-er van de Patiënten lounge.

Wat we van je verwachten

  • Een HBO werk- en denkniveau;
  • Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
  • Besluitvaardig om bij afwezigheid van het hoofd beslissingen te kunnen/durven nemen;
  • Creatief en snel om kunnen gaan met het oplossen van de dagelijkse ad hoc zaken;
  • Gastvrije uitstraling om bezoekers van de Patiënten lounge goed te kunnen ontvangen;
  • Goede sociale vaardigheden in verband met de diversiteit binnen de vrijwilligersgroep;
  • Affiniteit hebben met roosteren;
  • Flexibel zijn in de werktijden (in verband met late middag- en avondvergaderingen) en bereid tot eens per kwartaal in het weekend werken;
  • Goede beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook en PowerPoint).

Waar ga je werken

Divisie
Het directoraat Services zorgt ervoor dat zowel gasten als personeel zich welkom voelen in Amsterdam UMC, locatie AMC, door het aanbieden van servicegerichte activiteiten. Kerntaken zijn logistiek, eten en drinken, schoonmaak, publieksservice en beveiliging. Een efficiënte en effectieve inrichting van deze en andere service-activiteiten maakt dat de medewerkers in het primaire proces zich ondersteund weten door soepel lopende processen, zodat zij hun aandacht kunnen richten op de werkzaamheden voor de patiënten. De focus op service is onlosmakelijk verbonden met doelmatigheid en kwaliteit. Locatie AMC is sterk aan het veranderen door wijzigingen in de patiëntenpopulatie en grootschalige verbouwingen. Van de ondersteunende afdelingen vraagt dit een actieve houding om de veranderingen te ondersteunen en biedt het kansen voor innovatie.

Afdeling
Het Bureau Vrijwilligerswerk is onderdeel van het Directoraat Services. Het bureau draagt zorg voor de werving, selectie en coördinatie van circa 280 – 300 vrijwilligers die, verdeeld over 40 teams, op locatie AMC ondersteuning geven aan de professionals. Deze zeer diverse groep vrijwilligers werkt als gastvrouw/heer op o.a. verpleegafdelingen en poliklinieken, het Emma Kinderziekenhuis, de Geestelijke verzorging, de AMC-shuttle en de AMC-Kinderopvang. Maar ook verzorgen zij bij kinderen en volwassenen afleiding door hen te enthousiasmeren om te schilderen, creatief bezig te zijn of een ontspannende massage voor patiënten en ouders van opgenomen kinderen.
Het kantoor van het Bureau Vrijwilligerswerk bevindt zich in de Patiënten lounge. De lounge is een rustige ambiance met een kleine bar waar patiënten/bezoekers kort verblijven. Ook melden zich hier dagelijks diverse vrijwilligers.

Wat we je bieden

Wij bieden je ruime gelegenheid tot ontplooiing, verdieping en verbreding, extra scholing en een plek om te groeien! Werken bij Amsterdam UMC, locatie AMC, betekent werken in een inspirerende en professionele omgeving waar ontwikkeling, in alle opzichten, wordt gestimuleerd.

  • Het salaris bedraagt maximaal € 3.508,- bruto per maand op basis van 36 uur (schaal 8 CAO UMC)
  • Het salaris is exclusief eventuele toeslagen voor onregelmatige diensten, vakantiegeld (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%).
  • Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van 6 maanden.
  • Naast uitstekende bereikbaarheid met het OV, heeft locatie AMC ook meer dan voldoende parkeerplaatsen voor medewerkers.
  • Pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Locatie AMC draagt een groot deel van de premie bij (70%).
  • Wij hebben een zeer actieve personeelsvereniging en organiseren verschillende (sportieve) activiteiten en evenementen door het jaar heen.

Kijk voor een overzicht van al onze andere arbeidsvoorwaarden op www.werkenbijamc.nl/arbeidsvoorwaarden.

Laten we kennis maken

Wil je direct solliciteren? Gebruik dan de knop ‘solliciteren’ op deze pagina. 
Wil je eerst meer informatie? Neem dan gerust contact op met Bureau Vrijwilligerswerk AMC, Kitty Huttmann of Geraldine van der Waal tel. 020-56 64445 of 020-56 64436.

Eerst een dag(deel) meelopen? Dat kan altijd. We maken hier graag tijd voor!

Wij zien uit naar onze kennismaking!

Solliciteren